Los software de gestión forman parte de las herramientas tecnológicas que mejoran el desempeño y la organización de tu empresa. Estos sistemas de gestión suelen ofrecer personalizaciones según las necesidades de la empresa, de los departamentos implicados o del proyecto en marcha.

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Dentro de estos softwares hay una tipología que, gracias a su capacidad de integración, gestionan todos los procesos de un negocio, ahorrando costes y tiempo en toda la cadena de valor. ¿Te has planteado alguna vez implantar en tu empresa un ERP?

Si estás pensando en implantar un sistema de planificación de ERP desde Centre Gestor te podemos ayudar a que tengas un software con el que puedas controlar tu negocio desde cualquier lugar, en el momento que quieras

 

¿Qué es ERP?

Enterprise resource planning (ERP), en castellano denominados sistemas de planificación de recursos empresariales, son una herramienta de gestión integrada de procesos empresariales centrales (interconecta todas las áreas de negocio de una empresa). Normalmente opera en tiempo real a través de un software.

Un sistema ERP gestiona e integra las partes esenciales de un negocio como contabilidad, adquisiciones, proyectos, riesgos, cumplimiento y cadena de suministro. Pero también puede integrar actividades de otros departamentos presentes en la toma de decisiones como marketing, recursos humanos, ventas, finanzas…

Paso a paso: cómo funcionan los programas ERP

1. Cada departamento vuelca su información en su software específico.
2. El programa ERP recopila, almacena, administra e integra toda esta información y la organiza para hacerla entendible a todas las áreas.
3. Esta información queda disponible en una gran base de datos organizada bajo los criterios de gestión ERP.
4. Mostrará, especialmente, un seguimiento de los recursos empresariales y del estado de los compromisos comerciales: pedidos, órdenes de compra y nómina.

El ERP, por tanto, facilita el flujo de información entre todas las funciones del negocio. Algunos softwares incluso permiten gestionar las conexiones con clientes y proveedores.

Características asociadas a un ERP

Si le preguntas a alguien del siglo XXI qué es un ERP, hace 20 años te diría que este software debe integrarse en el hardware de toda la empresa, en su sala de servidores. Actualmente una de las características más importantes es su espacio de almacenamiento. Cloud ERP, o ERP en la nube es la nueva forma de ahorrar espacio y asegurar una gestión eficiente.

Otras características de un buen sistema ERP son: fluidez en el acceso a la información, transparencia entre departamentos, facilitador en resolución de conflictos.

Ventajas de utilizar un software de gestión ERP

Entre las principales ventajas de implantar ERP en una empresa se encuentran las siguientes:

1. Mejora en la toma de decisiones.

Los sistemas ERP permiten crear una base de datos común con información fiable y centralizada.  Esto posibilita realizar estimaciones y previsiones más realistas anticipándonos a los escenarios futuros.

2. Se evitan duplicidades.

En las empresas encontramos como los departamentos actúan con cierta independencia unos de otros, por lo que acaban generando registros e informes por duplicado. Gracias a la integración y centralización que proporcionan los programas ERP los responsables de los distintos departamentos accederán en tiempo real a la misma información. De este modo se reducen los registros duplicados y la duplicación de las operaciones.

3. Escalabilidad y diseño modular de los sistemas ERP.

Los sistemas ERP son modulares. Es decir, tu empresa podrá contratar únicamente aquellas prestaciones que necesite en aquel momento. Si en el futuro la organización evoluciona y crece tu ERP lo hará con ella si deseas incorporar nuevas funcionalidades. Por ejemplo, comenzar con los departamentos implicados directamente en la cadena de suministros y luego incluir al resto.

4. Total adaptación a las necesidades específicas de cada empresa.

A la hora de implantar o cambiar de ERP, la empresa proveedora realizará un análisis previo sobre las necesidades de tu organización, garantizando que la aplicación se adapta perfectamente a ella.

5. Mayor control y trazabilidad.

Los sistemas ERP recogen todos los datos referentes a la actividad de la organización. De ese modo es posible controlar el tránsito del producto por todos los elementos de la cadena de valor (trazabilidad).

6. Mejora en la seguridad de la información.

Los sistemas ERP dificultan el robo de información por los distintos niveles de acceso o autorización de usuario en la plataforma. Además, toda nuestra información estará centralizada con copias de seguridad generadas automáticamente para protegernos de posibles errores.

7. Mayor disponibilidad de recursos

Los sistemas ERP en la nube permiten a los usuarios de la plataforma acceder a la información en cualquier momento y desde cualquier lugar, necesitando tan sólo que haya acceso a internet.

8. Mejora la eficiencia y la capacidad operativa.

La automatización de actividades que anteriormente se desarrollaban de un modo manual o casi manual (como la generación de albaranes, facturas, etcétera), reduce significativamente la posibilidad de errores asociados al componente humano. De ese modo la empresa podrá dedicarse a tareas más productivas que realmente que aporten valor.

9.  Cae el volumen de costes.

La mayor eficiencia, la disminución de errores y la eliminación de duplicidades permiten reducir significativamente el nivel de costes empresariales.

En Centre Gestor te asesoramos para que uses tu ERP de forma que optimice tus costes.

10. Mejora la rentabilidad en el largo plazo y los beneficios.

Vistas las ventajas de los sistemas ERP podemos concluir que la implantación del ERP supone una mejora sustancial en el rendimiento conseguido compensando, en el largo plazo, la inversión inicial realizada.

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PYMES y ERP

Puede parecer que un software de gestión de estas condiciones está indicado para grandes empresas. En un mundo tan competitivo como el actual, contar con un sistema que ayude a la buena organización de todos los implicados en el negocio y que permita ser más eficiente es, al menos, para valorarlo.

La filosofía de trabajo de muchas PYMES se centra en evitar las distracciones tácticas para poner el foco en la estrategia a medio y largo plazo.

Un sistema ERP puede ayudar, gracias a su escalabilidad, al proceso estratégico y productivo de cualquier empresa, sin importar su tamaño. Por lo tanto, una PYME puede disfrutar de todas las ventajas mencionadas anteriormente: optimizar costes, mejorar rentabilidad, evitar duplicidades, mejorar la toma de decisiones…